QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG
CỦA CÁC ĐƠN VỊ VẬN HÀNH HỆ THỐNG PHÂN PHỐI/KHO VẬN/LOGISTICS CHUYÊN NGHIỆP TẠI VIỆT NAM
(Ví dụ: Tổng Kho 365-VN1, Tổng Kho 365-VN2, Tổng Kho 365-VN3, …)
Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Tên gọi và phạm vi hoạt động
- Tên đơn vị: Các Đơn vị vận hành Hệ thống Phân phối/Kho vận/Logistics chuyên nghiệp, quy mô toàn quốc sẽ có tên gọi là Tổng Kho 365 Việt Nam được thành lập theo thứ tự 1,2,3, … (gọi tắt là "Tổng Kho 365-VN1, Tổng Kho 365-VN2, Tổng Kho 365-VN3, …").
- Vai trò: Các Tổng Kho 365-VN1, Tổng Kho 365-VN2, Tổng Kho 365-VN3, … với vai trò là Đơn vị vận hành Hệ thống Phân phối/Kho vận/Logistics chuyên nghiệp tại Việt Nam.
- Mục đích: Tổ chức và vận hành hệ thống phân phối, kho vận, logistics chuyên nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của các Nhà sản xuất, Doanh nghiệp nhập khẩu, và các đối tác thương mại trong và ngoài nước.
- Phạm vi hoạt động: Hoạt động trên toàn lãnh thổ Việt Nam, tập trung vào các khu vực chiến lược tại Bắc, Trung, Nam.
Điều 2: Nguyên tắc hoạt động
- Mỗi đơn vị vận hành (ví dụ: Tổng Kho 365-VN1, VN2, VN3, …) hoạt động độc lập theo khu vực địa lý được phân công nhưng chịu sự giám sát, điều phối của Ban Điều hành Tổng Kho 365.
- Các đơn vị phải tuân thủ quy định chung của Tổng Kho 365 và cam kết thực hiện đúng sứ mệnh, tầm nhìn, và giá trị cốt lõi của hệ thống.
Chương II: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
Điều 3: Cơ cấu tổ chức
Ban điều hành: là 1 tập hợp các Phòng/Ban của một Đơn vị Tổng Kho 365-VN, đại diện là các Trưởng/Phó Phòng/Ban.
Mỗi Phòng/Ban được thành lập phải có ít nhất 2 người trở lên, hoạt động theo mô hình Tổ/Đội/Nhóm, cùng nhau quản lý hệ thống theo Nghị định 77/2019/NĐ-CP về Tổ hợp tác, phù hợp với các quy định của Luật doanh nghiệp hiện hành về Công ty cổ phần, công khai, minh bạch về tài chính theo mô hình Công ty đại chúng.
- Ban điều hành:
- Hội đồng quản trị (và Ban kiểm soát khi có từ 11 thành viên)
- Ban Tổng Giám đốc điều hành (BOGD - Board Of General Directors)
- Ban Giám đốc chuyên trách (BOD - Board Of Directors)
- Các phòng ban chuyên môn:
- Phòng Khai thác Thu mua - Trung tâm DC - Distribution Center (BE- Buyer)
- Phòng Kế toán & Tài chính (FA - Finance Account)
- Phòng Nhân sự Đào tạo (HR - Human Resources)
- Phòng Pháp chế Doanh nghiệp (CL - Corporate Legal)
- Phòng Công nghệ & Truyền thông (IT - Information Technology)
- Phòng Bán hàng & Phân phối (Sales & Distribution)
- Trung tâm Hoàn tất Đơn hàng (FC - Fulfillment Center)
- Các Phòng/Ban khác (tùy theo quy mô hoạt động của từng Đơn vị Tổng Kho 365-VN)
Điều 4: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
- Hội đồng quản trị:
- Quản trị hệ thống, phê duyệt các nghị quyết và kế hoạch phân bổ ngân sách.
- Định hướng chiến lược phát triển cho các Đơn vị Tổng Kho 365-VN, quản lý các dự án cơ sở hạ tầng.
- Ban kiểm soát:
- Giám sát các vấn đề pháp lý, an toàn hệ thống, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quy định nội bộ.
- Ban tổng giám đốc điều hành:
- Đề xuất các phương án, kế hoạch phát triển và quản lý điều hành Đơn vị Tổng Kho 365-VN.
- Phân công nhiệm vụ cho các phòng ban, định hướng chiến lược kinh doanh và phát triển hệ thống phân phối, kho vận, logistics.
Chương III: CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
Điều 5: Chức năng chính
- Mỗi đơn vị vận hành (ví dụ: Tổng Kho 365-VN1, VN2, VN3, …) hoạt động độc lập theo Nhóm Nhãn hàng phụ trách, khu vực địa bàn được giao nhưng chịu sự điều phối, giám sát của Ban Điều hành Tổng Kho 365.
- Các đơn vị phải tuân thủ quy định chung của Tổng Kho 365 và cam kết thực hiện đúng sứ mệnh, tầm nhìn, và giá trị cốt lõi của hệ thống.
Chương IV: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Điều 6: Nguyên tắc quản lý tài chính
- Các đơn vị vận hành phải tuân thủ quy định tài chính nội bộ, bao gồm thu chi, công nợ, và chế độ báo cáo.
- Lợi nhuận được phân bổ theo cơ chế công bằng, minh bạch giữa Tổng Kho 365 và Đơn vị vận hành.
- Tuân thủ quy định pháp luật về tài chính, kế toán, thuế.
Điều 7: Kế hoạch ngân sách
- Lập kế hoạch ngân sách tháng, quý, năm bao gồm dự toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
- Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện ngân sách kịp thời.
Điều 8: Báo cáo tài chính
- Lập báo cáo tài chính định kỳ (quý, năm).
- Báo cáo tài chính có thể được kiểm toán bởi đơn vị độc lập nếu cần.
Chương V: CHẾ ĐỘ NHÂN SỰ
Điều 9: Tuyển dụng và đào tạo
- Tuyển chọn đội ngũ nhân sự chất lượng cao, có chuyên môn phù hợp với lĩnh vực logistics và phân phối.
- Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý, bán hàng, và vận hành hệ thống.
Điều 10: Phúc lợi và kỷ luật
- Đảm bảo quyền lợi và chế độ phúc lợi tốt nhất cho nhân viên, bao gồm lương thưởng, bảo hiểm, và cơ hội thăng tiến.
- Kỷ luật sẽ được thực hiện công bằng, minh bạch và tuân theo quy trình đã phê duyệt.
Chương VI: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 11: Hiệu lực thi hành
- Quy chế áp dụng đối với tất cả các đơn vị vận hành thuộc hệ thống Tổng Kho 365.
- Quy chế hoạt động là cơ sở pháp lý để các đơn vị vận hành Tổng Kho 365-VN phát triển bền vững theo quy trình đạt chuẩn 365, hướng tới ISO 9001:2015.
Tìm hiểu thêm:
Có thể bạn quan tâm: