1. Sơ đồ kho hàng là gì?

Là bản vẽ thể hiện việc sắp xếp vị trí, phân bổ các khu vực hoạt động của kho hàng. Bao gồm khu vực xếp hàng, khu vực văn phòng, khu vực đóng hàng, khu vực xuất nhập hàng,… Ngoài ra, sơ đồ kho còn thể hiện thiết kế của kho như cửa ra vào, cửa sổ,… để bố trí, thiết kế giá kệ, trang thiết bị trong kho phù hợp.

2. Các bước lập sơ đồ kho hàng khoa học và hiệu quả

Sơ đồ kho là bước khởi đầu quan trọng, nó có thể liên quan đến cả quy trình hoạt động và kinh doanh sau này của doanh nghiệp. Vì vậy cần lập sơ đồ kho thật khoa hoa và chi tiết. Sau đây là 3 bước thành lập sơ đồ kho đơn giản mà bạn có thể tham khảo. 

– Bước 1: Lên sơ đồ mặt bằng kho hàng

Sơ đồ kho là nền tảng kiến thức quan trọng của những người thực hiện nhiệm vụ quản lý kho. Sơ đồ kho giúp việc quản lý kho được đơn giản hóa mà hiệu quả.

Sơ đồ kho khoa học sẽ dễ dàng để quan sát và phân biệt các khu vực nhất định. Giúp giảm thiểu khó khăn trong việc kiếm, thực hiện công việc trong kho. Tuy nhiên để lên sơ đồ kho bạn cần một bản vẽ kích thước chi tiết mặt bằng kho bạn có thể bố trí, phân chia các vị trí thích hợp.

– Bước 2: Các phương pháp lập sơ đồ kho hàng

Có rất nhiều cách lập sơ đồ kho, dựa vào quy mô và đặc thù hàng hoá để chọn cho mình phương pháp phù hợp nhất. Dưới đây là 3 phương pháp lập để lập sơ đồ kho thích hợp dưới đây. 

• Thuê kiến trúc sư thiết kế: Với quy mô hoạt động lớn, máy móc, hàng hóa cồng kềnh,.. dựa trên mô tả  ý tưởng và yêu cầu thì bạn nên thuê một đội ngũ kiến trúc sư chuyên nghiệp sẽ giúp bạn lập sơ đồ kho hàng khoa học.
• Vẽ sơ đồ kho trên excel: Đây là công cụ miễn phí và được nhiều đơn vị lựa chọn để lập sơ đồ kho hàng. Bạn có thể tự mình sắp xếp các trang thiết bị cũng như bố trí các khu vực kho theo nhu cầu của mình.
• Sử dụng công cụ Online: SmartDraw là tool online dễ dàng sử dụng, có các phương án gợi ý về phân bổ khu vực, vị trí cơ bản về 1 kho hàng. Bạn có thể tự ý thay đổi thiết kế như mong muốn. Bên cạnh đó SmartDraw sẽ là một công cụ hỗ trợ; vẽ sơ đồ kho chuyên nghiệp mà bạn có dễ dàng sử dụng. 

– Bước 3: Sắp xếp các khu vực kho

Bạn cần lên ý tưởng về vị trí các khu vực cần thiết cho kho hàng một cách chi tiết. Thông thường, kho hàng được phân chia thành ba khu vực chính như sau:

• Khu vực lưu trữ hàng hóa: là khu vực có các giá kệ để đặt hàng hóa lên trên.  Thông thường, kho có thiết kế cao hơn 6m để vừa với 3 tầng của kệ, các hàng kệ đặt cách nhau khoảng 1.2m để lấy khoảng trống xe nâng vào lấy hàng.
• Khu vực hoạt động: đây là nơi diễn ra các hoạt động chính như tiếp nhận đơn hàng, đóng gói sản phẩm,… Khu vực này thường bố trí các tấm pallet hay nâng tay để di chuyển hàng hóa vào kho.
• Khu vực văn phòng: Thường thì trong kho hàng các đơn vị sẽ thiết kế 1 văn phòng nhỏ từ 20-30m2 để thuận lợi cho giao dịch được thực hiện tại kho.

3. Các lưu ý cần thiết trong việc lập sơ đồ kho hàng

Để có sơ đồ kho hợp lý, hiệu quả nhất, chúng tôi xin chia sẻ những lưu ý như sau:

Cách bố trí

• Bố trí khu vực nhận hàng với không gian rộng:

Khu vực nhận hàng đòi hỏi diện tích rộng để thuận tiện cho việc sắp xếp, phân loại hàng hóa.  Để khi nhập kho được nhanh chóng di chuyển đến khu vực lưu trữ hàng hóa.

• Sắp xếp không gian riêng dành cho máy móc:

Với những kho hàng diện tích lớn, cần có một khu vực để máy móc, thiết bị riêng biệt phục vụ cho việc xuất nhập hàng.

• Có cửa thông gió trong kho:

Cửa thông gió giúp cho không khí trong kho được lưu thông, tránh được ẩm mốc.

• Lắp đặt đầy đủ hệ thống ánh sáng:

Có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên và bố trí đèn điện chiếu sáng theo yêu cầu của kho. Đặc biệt lưu ý khu vực hàng đặc thù có thể bạc màu cần hạn chế ánh sáng.

Đối với loại kho đặc thù:

• Có khu vực kho lạnh riêng biệt: Để tối ưu chi phí và hiệu quả, bạn nên set up khu vực kho lạnh riêng biệt dành cho những hàng hóa đặc thù để tránh hỏng hóc, han rỉ.
• Có xe nâng: Thông thường, kho hàng được trang bị giá kệ. Do đó, việc trang bị xe nâng cho kho phục vụ việc nâng hạ hàng từ giá kệ cao là vô cùng cần thiết.
• Có trang bị đầy đủ trang thiết bị PCCC: Bình bọt, tiêu lệnh, hệ thống chuông báo cháy, hệ thống PCCC tự động,… Hàng hóa trong kho với mật độ dày cùng với các vật liệu dễ bắt lửa như thùng carton, pallet. Do đó, cần chú ý trang bị cho kho đầy đủ những thiết bị cần thiết cho việc phòng cháy và chữa cháy
• Có cửa thoát hiểm: Kho tiêu chuẩn cần có lối thoát hiểm cần cho những trường hợp khẩn cấp.
• Sắp xếp hàng hóa phù hợp: hàng chạy xếp bên ngoài, hàng bán chậm xếp bên trong, đối với hàng hóa cần bảo mật thì nên sắp xếp theo bố cục chữ L hoặc chữ I.